業務のデジタル化が進むにつれ、社内で扱う情報量は年々増え続けています。資料の種類や記録の形式が多様化する一方、担当者ごとに管理方法が異なることで、思わぬ認識違いが生まれるケースも少なくありません。
小さな行き違いが業務の遅延や二重対応につながることもあるため、「情報整理」はあらゆる企業に共通する重要なテーマの1つです。
本記事では、中立的な立場から「業務トラブルを避けるための情報整理の基本」を整理し、担当者が押さえておきたい視点を紹介します。
情報整理が求められる背景と、トラブルが生まれやすい要因
情報管理はどの職場にも存在する基本的な業務ですが、近年は職場環境の変化により、以前とは異なる課題も生まれています。
まずはトラブルにつながりやすい背景を整理してみます。
情報量の増加と、担当者ごとの管理方法の違い
デジタル化によって、多くの作業がオンラインで完結するようになり、日々蓄積される情報量は大きく増加しました。ファイル共有ツール・チャットツール・表計算ソフト・紙資料など、情報の保存場所が複数に分かれ、担当者全員が最新情報を把握することが難しくなる場面も多いのが現状です。
例えば、同じ案件に関する資料が複数のフォルダやクラウドサービスに散在していると、「どれが最新版なのか」が分からなくなる場合があります。管理方法が担当者ごとに異なると、このような“情報の迷子”が発生しやすく、認識違いを招く原因になります。
コミュニケーション手段が複数に分かれることで生まれる“行き違い”
メール・チャット・電話・対面・紙での共有など、情報が伝達される経路は多岐にわたります。チャットでは短いメッセージで内容を済ませることが多く、解釈に幅が出るケースも少なくありません。
また、メールで共有された内容がチャットで上書きされるなど、複数の媒体に情報が分散することで、「どの内容が最新の指示なのか」が曖昧になることもあります。コミュニケーション手段が増えること自体は悪いことではありませんが、その分“情報の一元化”が難しくなりやすく、行き違いの温床となることがあります。
業務環境の変化で共有が追いつかなくなることもある
近年は、リモート勤務やオンライン会議の普及により、同じ職場でも働く環境が人によって異なるケースが増えました。担当者の異動や退職が重なったり、複数部署が関わるプロジェクトが増えたりすることで、情報が適切に引き継がれないまま業務が進む場面もあります。
こうした環境の変化は、情報共有の難易度を上げる要因となり、「伝えているつもり」「聞いているつもり」のズレを生む可能性があるでしょう。
トラブル防止のために押さえておきたい“整理の基礎視点”
次に、業務上の認識違いや行き違いを防ぐために役立つ、情報整理の基本的な考え方を紹介します。
① 情報の所在・分類を統一する
必要な情報がどこにあるのか、全員が迷わずアクセスできる状態をつくることは、認識違いの防止に直結します。フォルダ構造やファイル名のルールを統一し、担当者間で“見る場所”と“保存する場所”をそろえれば、情報の散乱を減らすことが可能です。
特に複数の部署が関わる業務では、「どこを見れば最新情報があるのか」を明確にしておくことが、作業効率の向上にもつながります。
② 更新ルールと担当範囲を明確にする
情報が更新される際に、「誰が」「どの範囲を」「いつ」更新するのかを明確にしておくと、混乱が生じにくくなります。更新履歴が確認できる仕組みにしておき、過去データの誤用や二重対応のリスクを下げましょう。
担当者の役割が曖昧な場合は、「どこまでが誰の責任範囲なのか」を定義しておくことが、情報管理の安定につながります。
③ 毎回発生する作業は仕組みに落とし込む
日常業務の中には、何度も繰り返し行う作業が少なくありません。その都度担当者が判断して記録していると、作業内容や表現のばらつきが生まれ、結果的にミスや行き違いにつながる場合があります。
フォーマットの統一やチェック項目の明確化、簡易的な手順書の整備など繰り返す作業を“仕組みに置き換える”ことで、属人化を防いで安定した業務運用をしましょう。
整理の方向性をつかむために参考になる情報もある
情報整理は、いざ取り組もうとすると「どこから手をつければ良いか分からない」と感じる方も少なくありません。そのような場合、企業が公開している業務改善やIT活用の取り組みを確認すると、整理の方向性をつかむヒントになることがあります。
たとえば、株式会社セルバの「お役立ち記事」では、デジタル技術を活用した業務効率化に関する内容が発信されており、情報整理の考え方を理解するための参考材料として活用できます。
まとめ
情報量の増加や管理方法の違いにより、職場では小さな認識違いが生まれやすい傾向があります。情報整理は「所在の統一」「更新ルールの明確化」「業務の標準化」を軸に進めると効果的です。
情報整理の方向性に迷う場合は、企業の業務改善事例が参考になることもあるため、本記事を参考に自社の内容を見直してみましょう。
